Technology

Moderneja tietojärjestelmiä ei voi hankkia kuten koulujen pulpetteja

January 8, 2016

Read time 4 min

Pekka Raatikainen kirjoitti 4.1. Helsingin Sanomissa julkishallinnon IT-hankkeiden tyypillisistä ongelmista. Reaktorin johtava konsultti Ville Himberg sekä julkishallinnon liiketoimintaan erikoistunut lakimies Nelli Vilkko jatkavat keskustelua siitä, kuinka näitä hankkeita voisi parantaa. “Tietojärjestelmän onnistuminen riippuu viime kädessä siitä, kuinka taitavat ja motivoituneet ihmiset sitä tekevät”, kirjoittajat muistuttavat.

Pekka Raatikainen (HS 4.1.2016) pohtii julkishallinnon it-hankkeiden tyypillisiä ongelmia, kuten projektien viivästymistä ja budjettien ylittymistä. Hän osuvasti toteaa, että ongelmat eivät johdu varsinaisesti hankintalaista vaan siitä, miten hankintalakia tulkitaan ja miten hankinnat toteutetaan. Raatikainen käsittelee erityisesti valmisohjelmistoja ja sitä, kuinka niiden käyttäminen on hänestä edullisempaa verrattuna räätälöityjen ratkaisujen kehittämiseen. Samoin hän suosittelee markkinakartoitusten tekemistä hankinnan pohjustukseksi.

Haluaisimme täydentää kirjoituksessa esitettyjä näkökulmia ja tuoda esiin omia näkemyksiämme siitä, kuinka julkishallinnon tietojärjestelmähankkeita olisi mahdollista parantaa.

Raatikaisen mainitsemat markkinakartoitukset ovat hyvä tapa selvittää, onko tilaajan tarve ratkaistavissa valmisohjelmistolla. Valmisohjelmisto voikin soveltua hyvin esimerkiksi kotisivujen tekemiseen ja ylläpitoon. Mutta jos kyse on organisaation toiminnanohjauksesta tai kansalaisten sähköisestä asioinnista, on tarve usein niin ainutlaatuinen, että se edellyttää räätälöityä ratkaisua. Aina ei löydy valmistuotetta, joka voitaisiin sellaisenaan – ainakaan ilman raskasta ja kallista kustomointia – sovittaa tilaajan monimutkaiseen ja muuttuvaan toimintaympäristöön, käyttäjien tarpeisiin, lainsäädännön vaatimuksiin ja teknisiin rajoitteisiin.

Moni valmisohjelmiston käyttöönottoprojekti on venähtänyt monivuotiseksi kustomointiviidakoksi. Valmisohjelmisto tekee tilaajan usein myös riippuvaiseksi tuotteen elinkaaresta ja lisenssiehdoista. Valmisohjelmistoa ei saa ottaa huonoksi isännäksi, joka monimutkaistaa organisaation prosesseja ja viivästyttää lakiuudistuksia.

Uusien järjestelmien kehittämiselle on siis jatkossakin tarvetta, mutta niitä koskevassa hankintatavassa on usein haasteita. Tavallista on, että IT-projektin lopputulos määritellään etukäteen liian tarkasti ja toimittajat läväyttävät kokonaisuudelle – usein epärealistisen – hintalapun ilman tietoa todellisesta työmäärästä. Sen sijaan tilaajien kannattaisi rohkeasti kilpailuttaa projektille pelkästään parhaat tekijät ja jättää kehitettävän järjestelmän sisältö riittävän avoimeksi. Hyvin suunniteltu on nimittäin edelleen tekemättä. Huolellisinkaan esiselvitys- ja suunnitteluvaihe ei auta varmistamaan, mitkä ovat asiointipalvelun käyttäjien todelliset tarpeet ja miten järjestelmän tulee toimia. Lopputuloksen laatua ei pysty arvioimaan mitenkään muuten kuin kokeilemalla, eli toimivan palvelun avulla.

Lakimiesten koottuihin viisauksiin ovat perinteisesti kuuluneet seuraavat opit: ”Osta aina lopputulos, älä työtä! Tee aina ennen projektia kattavat määrittelyt ja tarkka projektisuunnitelma ja pitäydy niissä! Vältä muutosten tekemistä projektin aikana!

Nämä neuvot sopivat kuitenkin kehnosti moderniin ohjelmistokehitykseen. Ainutkertaiset tietojärjestelmäprojektit tulisi nähdä pikemminkin vaativana asiantuntijapalveluna kuin valmiin tavaran hankkimisena. Tietojärjestelmien kilpailutukseen ei kannata käyttää samanlaisia tarjouspyyntö- ja sopimuspohjia kuin koulun pulpettien tai hissien hankintaan. Sopimuksessa kannattaa kuvata lähinnä tavoite siitä, mitä hyötyjä järjestelmällä pitäisi saada aikaiseksi. Kaikkia järjestelmän yksityiskohtia ei tule lukita etukäteen, vaan tilaajalle ja asiantuntuntijatiimille on jätettävä valtuudet ratkaista kysymyksiä projektin varrella.

Vaikka mediassa onnistumisista puhutaan vähemmän, julkishallinnossa on viime vuosina tehty myös lukuisia menestyksekkäitä järjestelmäkehitysprojekteja. Niiden lopputuloksina on saatu käyttäjäystävällisiä ja yhteiskunnalle arvokkaita digitaalisia palveluita. Yhteistä monille näille projekteille on ollut ketterä toimintatapa, jossa hankintavaiheessa tilaaja on lopputulosta lukitsematta hankkinut pelkästään sopivan tiimin. Hankintalain on katsottu mahdollistavan tällaisen kilpailuttamistatavan.

Eräs valtion virasto summasi vastikään kokemuksiaan onnistuneesta ketterästä projektista. Projektin lopuksi haluttiin mielenkiinnosta selvittää, kuinka suuri osa alkuperäisistä suunnitelmista oli mennyt uusiksi. Kun sovellusta verrattiin tilaajan alkuperäisiin vaatimusmäärittelyihin, huomattiin, että lopulta tehdystä työstä vain 14 prosenttia oli osattu määritellä etukäteen. Kaikki muu tarvittava työ oli tunnistettu vasta projektin aikana. Toisaalta, kaikesta etukäteen määrittelemästään työstä tilaaja halusikin lopulta tehdä alle 23 prosenttia. Tarpeettomiksi osoittautuneet työt jätettiin tekemättä.

Sovelluksesta tuli hyvä ja toimiva, koska siihen voitiin tehdä muutoksia projektin aikana havaittujen käyttäjätarpeiden ja toimintaympäristössä tapahtuneiden muutosten perusteella.

Ohjelmistokehityspalvelu edellyttää luottamusta tilaajan ja toimittajan välillä. Luottamuksen menettänyt toimittaja on saatava vaihdettua uuteen eikä veronmaksajien piikki jää auki. Pakkoavioliitolta vältytään esimerkiksi siten, että tilaaja ei sitoudu massiivisiin tilausmääriin, sopimuksen irtisanominen onnistuu nopeasti ja tilaajalle jää täydet oikeudet muokata tehtyä sovelluskoodia.

Tietojärjestelmän onnistuminen riippuu viime kädessä siitä, kuinka taitavat ja motivoituneet ihmiset sitä tekevät. Monet julkishallinnon tarjouspyynnöt on laadittu siten, että voittajaksi selviää tarjoaja, jolla on nokkelin ja ovelin myynti- ja lakiosasto. Kilpailutuksiin pitäisikin keksiä parempia tapoja vertailla toimittajien tarjoamien tekijöiden osaamista.

Nelli Vilkko, Lakimies, Julkishallinnon liiketoiminnan vetäjä, Reaktor
Ville Himberg, Johtava konsultti, Reaktor

Never miss a post